華丸先生の連絡帳

教員である幸せ しばらくは投資記事に重点

小学校でこの時期することや投資、科学、健康、生活に関係するものをブログに載せています。さらっと見て頭の片隅におくと楽になります。
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タグ:先生からの電話

電話のかけ方で「先生変わったな。」と思わせてみましょう。

学校の先生からの電話が、友達みたいな馴れ馴れしさがあり暗に不快に思われている方もいらっしゃいます。仕事として付き合う訳ですから、特に電話応対ではていねいな応対が基本です。

電話をかける場合
準備
1先方の電話番号、連絡先の順番を事前に確認する。
2用件を整理し、メモをしておく。同時に必要な書類や資料を手元に用意する。
「私、・・・の・・・と申します。(まず、職場名と名前をなのる。」
「いつもお世話になっております。」(あいさつをする。)
「・・・の・・・さんはいらっしゃいますか。」
「・・・の・・・と申します。先日はありがとうございました。(先にお礼の言葉あるならいれる。)さっそくでございますが、・・・の件で確認をさせていただきたいのですが」
「この件は○月●日○時ということでよろしいでしょうか。」

ケース別に考えてみましょう。


 
ケース1 相手が留守のとき
「失礼ですが、何時頃お戻りになりますでしょうか。」
ケース2 再度かけ直すとき 「では、そのころ、もう一度おかけいたします。」
ケース3 コールバックを頼む時 「おそれいりますが、お戻りになりましたら、お電話をいただきたいのですが。」
ケース4 伝言を頼むとき「・・・さんにお伝えいただきたいのですが、お願いできますでしょうか。」

電話をしているときの周りの職員・電話の受け手である保護者の方の印象は格段に変わります。
いつまでも、学生時代の電話の応対にこだわらず一皮むけた姿を示して見ましょう。 






職員室にお客様が!

「教頭先生」を呼ぼう。
そうですね。
しかし、教員も職員です。お客様への対応は社会人としてできるだけ適切に行いましょう。
こういう部分で若い先生でもすごい!と思われます。
民間企業出身の先生はできる?かと言われるとそうではありません。
自分で身につけた人こそが、周囲から一目置かれる存在になっていくことでしょう。


お客様をご案内 入室までの流れ


行き先を告げる
「おまたせいたしました。あちらへどうぞ。」
案内する。「お足元にご注意ください。」
入室する。「どうぞお入りください。」
席をすすめる「奥へどうぞ。」「どうぞこちらへおかけになってお待ちください。」
あいさつ「・・・はすぐにまいりますので、もうしばらくお待ちください。」
退室「失礼します。」


お客様に対しての言葉遣い


学校の先生が話す職場用語で気になる言葉をまとめてみました。
✖︎ うちの学校
○ わたくしどもの学校
✖︎ あなたの学校
○ そちらさまの学校では
✖︎ わたし・先生・俺
○ わたくし
✖︎ 誰ですか
○ どちら様ですか
✖︎ わかりません
○ 存じません

お茶の出し方も覚えておこう

 

お茶をお出しするときの流れ
人数の確認
「お茶をお持ちしますが、○人分でよろしいでしょうか?」
応接室等にお客様をお通しした後、名指し人に確認をとる。

準備
1お茶を入れる前に、茶碗やカップにひび割れなどがないか点検する。
2 次に茶碗と急須をあたため、濃さが均等になるようにそれぞれの茶碗に少しずつ7−8分目まで注ぐ。このとき茶托にのせたまま注がない。 温度は70ー80度が適温とされています。
3 茶碗の底をふく。運ぶ場所が遠い時には、ちやわんと茶托は別々にお盆に載せる。少人数のときは茶碗と茶托をセットにして運んでもいい。人数が多い時には、茶托を外して人数分重ねて運び、出す時にセットする。
4 ふきんをもっていく(こぼしたとき用)
5 お茶を出す順序 上席の人に先にだし、自校の人には後に出す。



苦情の電話の応対で「変わった!」と思われる方法

苦情の電話があったときに、私たち自身に言い分があって伝えたいんだけど言い訳と取られてしまう!
そんなことありませんか?

子どもが家庭に伝える(帰宅する)前に家庭に電話をすると
説明
子どもが家庭 に伝える(帰宅)後に家庭に電話をすると
言い訳 
 

です。
でも、忙しくてつい忘れていた。
苦情の電話を受けたときの対応を覚えておくとショックな気持ちが和らぐでしょう。

苦情の電話を受けたとき
はじめ「はい、●○小学校の・・・でございます。」と明るく電話に出た後、クレームだとわかったら、返事をする過程で、だんだん声のトーンを下げていく。(真剣に聞いている姿勢を示すことができる。)
次に、ていねいにおわびのあいさつをする。
「たいへん申し訳ございませんでした。」
「たいへん失礼をいたしました。」
あいづち
「おっしゃる通りです。」「ごもっともでございます。」
その場で対応できる場合は
「すぐに・・・させていただきます。・・・にはできると思いますが、よろしいでしょうか。」

しかし!安易な謝罪は学校としてと捉えられる可能性があります。
難しい苦情の場合は、「学年主任・管理職に報告した後にご連絡させてください。」
無理難題の場合は、「致しかねます。」
この返しはできておくといいと思います。 
電話を切り返しできないときは、「今しばらくお待ちください。」「折り返しかけ直します。」で一度電話連絡を切り、周囲に相談してかけなおしましょう。
 抱え込まないことが大切です。








職員会議が読み上げの会に

職員会議でただ読み上げるだけの場合があります。順番に読むだけなら、そこの時間は省略して欲しい。でも、内容が伝わるように伝えるには・・・

会議などでの発言の方法 PREP法


PREP法
Point(導入結論)
「・・・に関しての結論は・・・です。」
REASON(理由)「なぜならば・・・だからです。」
EXAMPLE(例)「と申しますと、具体的には・・・です。」
POINT(最終結論)「よって・・・の結論となりました。」

結論から先にいえ!ってやつですね。
不注意系の先生の場合、これを意識してもらえると本当に助かりますよね・・・。
パターンを身につけて、分かりやすく伝えられるといいなと思います。

職員会議が長くて、眠たい

職員会議の眠たさは、すごくて私も眠たくなります。
要点が整理されていないことと案件が多い。
案件は起案される方の思いもありますから、そこは否定せず。でも、伝え方
学校の先生は、冗長でまとまりなく話が長い人がいます。
このため会議での発言の方法を紹介します。

会議などでの発言の方法 Whole Part way

 
Whole(導入)→結論を述べる。
「本日、お話したいことが3つあります。1点目は・・。2点目は・・。3点目は・・・です。」

part(本論)→部分を詳しく述べる。
「1点目の問題から入ります(詳しく説明する。)。次に2点目のことですが(詳しく説明する。)、最後に3点目について申し上げます(詳しく説明する。)

Whole(要約)→結論の要約を述べる。
「以上、1点目は・・・ということ、2点目は・・・ということ、3点目は・・・ということ、3つのことを申し上げました。」

小学校の国語の教科書にも載っていますが、お話の長い先生こそ身につけて欲しいなぁと思います。 




話すときのコツを覚えて自分のステップアップにつなげましょう。

第一印象がうまくつくれない場合は、2日目の勤務での話題や態度に気をつけるといいでしょう。
服装はきちっとしたスーツなどがいいです。
今回は話をするときの態度や姿勢についてです。

話すときの態度のコツは、「せめて足ふく」で


これは有名な態度のコツの頭文字です。
背筋を伸ばし、相手に穏やかな視線を向け、手の位置(後ろてにしたり、机に両手をつかないこと)に気をつけます。指先は心を示すといいますので、指先に注意。足をしっかり安定させ(Vの字に足をもっていく)、服装を整えて人前に立つ。

雑談するときは「木戸に立ちかけし衣食住」で


雑談の話題として、当たり障りがないものの頭文字です。
気候、道楽、ニュース、旅、知人、家族、健康、趣味、道楽、ファッション、食べ物、住まい
これを自分が話しやすいと思うものの順番で話をすれば一番無難です。
親しみやすさを醸し出して、たくさんおしえてもらいましょう。
 








電話の応対で「変わった!」と思われる方法

始業式に電話応対を頑張って、ひと味違う成長をみせましょう。
いくつかの研修や本で紹介されていた電話応対の方法についてまとめておきます。

電話が鳴る。
左手で受話器をもち、右手でメモの用意をします。(ペンも用意)。
電話をとります。

4コール以上の場合は「お待たせしました。」と一言添える。
「おはようございます。」(朝の10時30分まで)
「はい、●●小学校です。」
相手が名乗ったら
「●○さんでいらっしゃいますね。いつもお世話になっております。・・でございますね。少々お待ちください。」 相手の名前と用件を復唱し、名指し人に変わる。

あるあるこんなとき(ケース別に)

ケース1 相手が名乗らないとき 「失礼ですが、どちらさまでしょうか。」
ケース2 相手の名前が聞き取れなかったとき 「おそれいりますが、お名前をもう1度お願い致します。」
ケース3 不明瞭な点があれば「おそれいりますが、もう一度おっしゃっていただけませんでしょうか。」
ケース4 誰に変わって欲しいかわかりにくい場合「失礼ですが、どの者でしょうか。」


名指し人に変わる。「○●の・・・さんからお電話です。」
待たせる場合は、「申し訳ございません。●分後にこちらから折り返しお電話させていただきます。」
不在の場合
「あいにく・・は、席をはずしております。」

電話は顔が見えない分、ていねいな応対が求められます。
社会人らしい電話の応対ができると「いい意味で・・先生変わった!」と思われることでしょう。
がんばってみてください。
 

今日(9月1日)挨拶が終わってやっと一息

始業式に緊張のため、なんだかよく分からない挨拶になった人
やばいです。

最初の15秒で印象は決まる!


メイラビアン(行動科学者)の調査によると、人間の第一印象は「視覚が55%、聴覚(声の大きさ、トーン、イントネーション)からが38%、敬語の使用などの言葉が7%)。とされています。
服装はピシッとしていましたか?
航空会社では、勤務外のデットヘッド勤務であっても、ビジネススーツに準じた服装が求められるようです。

最低限の自己紹介を復習

 1前置き・・氏名。現在の職務・立場
2内容・・・趣味・特技
3結び・・適当な終わりのひとこと

注意点
あまり長々と話さない。
明るく落ち着いた声で話す。

忘年会で挽回だ

忘年会で
1はじめの挨拶をする。
2自分の名前を名乗る
3一年間を回想する話をする。
4新年度への決意を述べる。
5結びの言葉で終わる。

 


 

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