兄弟姉妹学年お伺い用紙を作りました。（PDF）
懇談会の日程を考えよう。３つの段取り（準備編）2.兄弟姉妹学年の担任の先生

関わる人

1.何十人もの保護者

2.兄弟姉妹学年の担任の先生

3.管理職の先生

それぞれ、持ち場があります。この３点の関わる人の段取り（前準備）

2.兄弟姉妹学年の担任の先生

ほかの先生方が懇談会調整が早い場合は合わせて、遅い場合は「気が早いですが決めたのでよろしくお願いします。決まっていれば、変更します。」と言いましょう。
もっとやさしくいえるといいです。
ただし、受け取りの先生により反応が変わりますので、ほかの方の兄弟姉妹学年の調整は待ったり相談したりのプロセスをていねいにする方が職場付き合いがよくなります。

低学年や数の多い学年そして、学級経営の状況がたいへんなところに先に懇談会の予定決めましたか？と聞いてみるのもいいと思います。

「忙しくて」、とか返ってくれば、私のほうで先に決めておきましょうか？難しい場合は調整できますので。
「待ってください。今決めています」の場合は待ちましょう。しかし、あまり遅い場合は管理職に相談します。

また、あの保護者の方は陽気で話がつい長くなってなどの情報は大事です。
遅れる原因なので、そこは時間の余裕のあるときや、あるいは次の予定のあるところに入れて延長をさけましょう。
この数日で懇談会調整がはじまりそうなので、手短に。